La importancia del Project Management para la planificación estratégica de las empresas.
En una era donde la globalización marca las pautas en la competitividad de las empresas en cuanto a la innovación y desarrollo de productos y servicios. No hay ningún sector público empresarial, gubernamental u ONG en donde los especialistas en Project Management puedan actuar y aplicar sus conocimientos con la finalidad de encontrar soluciones a los problemas que atañen a los sectores anteriormente mencionados.
En este aspecto puede actuar el Director de Proyectos aplicando sus conocimientos, habilidades y capacidades para la resolución de problemas que se pueden presentar a nivel de procesos, sistemas, proyectos de instalación de maquinarias o fábricas y hasta la coordinación y dirección de personal entre otros.
La actuación del Director de Proyecto está dirigida por ejemplo al sector empresarial al desarrollo de las siguientes herramientas para llevar a cabo su misión, a continuación las mencionamos:
- Coordinar la Dirección de Proyectos como parte de la visión estratégica de la empresa.
- Desarrollo de un marco referencial en donde se estipule los antecedentes, las teorías y los lineamientos por medio del cual se va a declinar el proyecto, el cual estará acompañado de un programa con las acciones a tomar y los procesos a cumplir para su final cumplimiento.
- Delimitación del alcance, el plazo estipulado para la culminación del proyecto y el costo el cual determinará el presupuesto con que dispondrá la Dirección de Proyectos para llevarlo a cabo.
- Determinación y prevención de los riesgos que pueden ser limitantes para el desarrollo del proyecto.
- Desarrollo de los portafolios y programas base fundamental para la aplicación de proyectos.
- Gestión del talento humano, evaluar y seleccionar el personal especializado necesario para la formación del equipo de proyectos.
- Administración presupuestaria para la adquisición de insumos y otros materiales para el desarrollo del proyecto, así como también los aspectos legales.
- Aplicación de las técnicas y metodologías necesarias para el desarrollo del proyecto.
Es necesario señalar que actualmente las organizaciones empresariales están obligadas a un constante cambio en sus procesos productivos los cuales deben estar acompañados con la adquisición de innovaciones tecnológicas que mejores los procesos y mantengan la competitividad de la compañía tanto en el mercado nacional como también en el mercado internacional.
Esto produce la obsolescencia de muchos modelos de negocios debidos a la dinámica del mercado, que hacen todas las organizaciones empresariales para posicionarse en el mercado. Ante una economía global que obliga a las empresas a competir y flexibilizar y mejorar sus procesos y recursos técnicos y humanos, la ejecución de proyecto se convierte en una herramienta ideal para apoyar y dar soluciones que ayuden a las organizaciones empresariales a competir y ser competitivas.
A través del desarrollo de proyecto que planifique y ejecute un experto en Project Management, significa la posibilidad de evaluar la factibilidad de adquirir nuevas innovaciones por ejemplo en maquinarias para incrementar la producción, o nuevos proyectos para investigar y analizar la posibilidad de desarrollar nuevos productos competitivos para ser lanzados al mercados o también para mejorar los procesos productivos que llevan a cabo el personal de la empresa tanto a nivel administrativos como en la cadena de producción entre otros.
Es por esto de la importancia de la realización de una buena gestión de proyectos por parte de las empresas. Porque debido a que están en un continuo proceso de innovar y de competencia férrea por tener cuotas de mercado, el empresario debe estar estrechamente vinculado con el Director de Proyecto, con la dirección y con el equipo de trabajo del mismo para reducir factores determinantes para el desarrollo de cualquier proyecto tales como:
- Los plazos de entrega de los entregables del proyecto
- Control de los costos.
- Reducción de los riesgos entre otros.
Porque el acuerdo al que pueden alcanzar ambos actores involucrados determinara el éxito de la empresa para el desarrollo de cualquier proyecto que lo impulse tecnológica y competitivamente al mercado. Porque además aporta a las compañías valor agregado adicional incrementando los beneficios de la empresa.
La gestión y administración por parte de un especialista en Project Management permite la maximización de los beneficios al desarrollarse y ejecutarse un proyecto, debido a que pueden ser un instrumento por medio del cual las organizaciones empresariales pueden hacer un uso óptimo de sus recursos financieros, humanos y materiales.
¿Por qué es importante de la Dirección de Proyectos?
Motivado a que para las empresas es primordial la gestión de proyecto como instrumento para la aplicación de las estrategias indispensables para el desarrollo y crecimiento de la organización. Es fundamental el papel que puede ocupar la Dirección de Proyectos que logre convencer al dueño de la empresa que puede cumplir el rol de patrocinador e inversionista del proyecto.
Porque el empresario busca en el profesional encargado de proyecto que desarrolle y proporcione las estrategias que requiere la empresa, porque los empresarios requieren de los profesionales expertos en Project Management una visión integral de carácter global que esté vinculado a los procesos productivos y organizacionales de la empresa.
Impacto de la Gestión de Proyecto en las organizaciones empresariales.
La Gestión de proyecto permite la elaboración de un proyecto que estará alineado a la planificación estratégica de la empresa.
La importancia radica en que el diseño y posterior ejecución de todo proyecto este adecuado a los lineamientos y requerimientos de la empresa que lo necesita y a la vez ligado con la planificación estratégica de la compañía, y a su vez los objetivos estén estrechamente entrelazados con la visión y misión de la empresa.
Una buena gestión de proyecto por parte del Director de esta área es la que permite a la organización obtener beneficios manifestada en el cálculo de retorno de la inversión del dinero invertido que favoreció a la organización empresarial con nuevos procesos y productos innovadores.
El liderazgo como instrumento de conducción para el manejo de equipos de trabajo.
La Gestión de proyectos a través de la Dirección del mismo nombre, proporciona a los integrantes y responsable del equipo de trabajo visión, motivación, conocimientos durante el desarrollo del proyecto, además la participación colectiva permite superar aquellos obstáculos que al principio se pueden presentar.
Además los directores de proyectos con su autoridad y sus rasgos de liderazgo imponen el proceso en que se está desarrollando en el mismo y los colocan en línea con los objetivos al desglosar las funciones su papel dentro del desarrollo del mismo.
- La Gestión de proyectos permite la implementación de un plan adecuado que permita cumplir con los objetivos estratégicos de la organización empresarial: el Director de Proyectos logra esta meta a través de la división de las tareas para cada uno de los integrantes del equipo. Porque la visión del Project Management es la división de las partes del trabajo del proyecto en forma fraccionada, es decir en partes para que los integrantes del equipo de la dirección pueden centrarse en objetivos precisos y dirigir sus esfuerzos para el logro el objetivo final a través de la realización de procedimientos más pequeños, lo cual permite el reconocimiento de riesgo de forma más rápida.
- Planificación y desarrollo de proyectos: a través de esta etapa, el Director de Proyectos puede determinar en un margen de tiempo la entrega total o parcial del proyecto. Así mismo puede realizar estimaciones acerca del presupuesto utilizado y el necesario para cumplir con los plazos de entrega. De esta manera se evita proyectos cuyos presupuestos sobrepasa los gastos estimados previamente y a su vez su entrega fuera del lapso establecido.
La clave del éxito de un proyecto
Con el empresario como patrocinador e inversor del proyecto, el Director de esta área puede realizar una negociación previa para acordar el plazo de entrega del mismo, de manera de favorecer a todos los involucrados en el proyecto. Es por esto la importancia en el desarrollo de un cronograma que permita evitar el desperdicio de recursos financieros, técnicos y humanos que pueden mejorar la calidad del producto que se quiere obtener, porque muchas veces la entrega se puede presentar demoras en los que respecta a las partes del proyecto, lo que pueda requerir de más tiempo para su ejecución.
Control de calidad de los procesos:
Es indispensable señalar que una gestión de proyectos exige a los responsables del mismo el cierre de las fases del proyecto que se cumplan de inmediato, de esta forma el equipo podrá realizar una evaluación de la calidad de los resultados o del producto que se está obteniendo con la conclusión de cada etapa del proyecto.
Manejo del riesgo en los proyectos:
Con el Director de Proyecto dirigiendo al equipo de trabajo se busca minimizar todos los riesgos que se pudieran presentar durante el desarrollo del proyecto y que podrían ser un obstáculo para su feliz culminación.
Para evitar estos riesgos, el Director de Proyecto y su equipo debe hacer un análisis previo logrando identificar aquellos riesgos desde el punto de vista cuantitativo que podrían poner en peligro el cumplimiento de los objetivos del proyecto como por ejemplo retraso en la entrega de las fases del proyecto. Por esto es primordial la aplicación de un Plan de Contingencia que haga frentes a este y otros riesgo y permitan una feliz culminación y cumplimiento de los objetivos.
