¿Cómo es el proceso de planificación en la gestión de proyectos? El proceso de planificación es una importante etapa de la gestión de proyectos. La cual hace referencia a la organización o arreglo sistemático de las actividades a realizar durante el proyecto. Siendo esta la que busca el alcance de los objetivos. Durante este proceso se exhiben las necesidades en cuanto a tareas y métodos, según el tipo de proyecto y la compañía.
Basándose en lo expuesto, el proceso de planificación está compuesta por fases que ayudan a establecer. Cuál será el alcance final del trabajo, qué metas se desean alcanzar y la metodología necesaria para alcanzarlos. Además de esto, la planificación permite establecer el método para monitorear, controlar y culminar el proyecto.
Se debe tomar en cuenta que la planificación es una etapa muy cambiante que depende del tipo de proyecto y su complejidad, así como el entorno del mismo. Este es además, un proceso constante durante el avance del proyecto. En el cual se toman decisiones de acuerdo a la información que va surgiendo durante su desarrollo.
Fases en la planificación de la gestión de proyectos
Es posible reconocer algunas fases dentro del proceso de planificación en la gestión de proyectos, a partir de las cuales se deben generar algunos aspectos como:
- Plan hito, que establece de forma general el tiempo que requiere el trabajo para su desarrollo.
- Flujo de caja, determina los requerimientos de recursos financieros.
- Análisis de riesgo, donde se estudian los posibles problemas potenciales y sus soluciones o alternativas.
- Alcance y matriz de responsabilidad.
Beneficios y limitaciones del proceso de planificación de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos no puede permitir la improvisación en ninguno de sus procesos, pues esto podría significar el fracaso del proyecto. Por lo cual la planificación es de vital importancia en esta disciplina.
De esta forma, este proceso brinda muchos beneficios a la compañía. Permitiendo entre otras cosas, que sé generen equipos a través de la integración de las tareas. Además de la conformación de una buena comunicación entre los implicados. Aunado a la preparación contra los posibles contratiempos o problemas. Determinando los costos, así como, el tiempo que tomará el desarrollo del proyecto.
Por otro lado, es importante señalar que el proceso de planificación se relaciona con algunos aspectos o limitaciones en su desarrollo. Que depende de algunas características como la calidad y cantidad de información proveída. Destreza para planificar, pronosticando las situaciones posibles. Así como, el manejo realista de las expectativas, evitando las falsas sensaciones de seguridad y capacidad de resiliencia. Lo que genera planes flexibles que se adapten a diversas circunstancias.
Variantes de la planificación
Como se ha mencionado anteriormente, la planificación es un proceso constante que se lleva a cabo durante la vida útil del proyecto. La gestión de proyectos requiere de procesos de planificación robustos, que sean capaces de responder positivamente ante los cambios constantes que pueden ocurrir durante el progreso de un proyecto en particular.
Con base en esto, se pueden reconocer variantes en el proceso de planificación, según el estado o la etapa en la cual se encuentre el proyecto.
Plan Integral
La planificación integral es un proceso que requiere la integración de los resultados de los procesos de planificación. Para generar la ruta a seguir durante el desarrollo de la gestión de proyectos. A partir de la integración de dichos resultados, la definición de los objetivos, integración de los equipos, así como la identificación de los interesados (stakeholders) y la definición de las prioridades del trabajo, se genera un documento que contempla el alcance y planificación del tiempo, comunicación, recursos financieros y humanos del proyecto.
Plan detallado
Este proceso se realiza una vez que se da inicio a las actividades y tareas del proyecto, al diseñar un plan específico y puntual para el desarrollo de una actividad particular. El plan detallado se deriva del plan integral, pues permite diseñar la planificación de las actividades que no son posible predecir.
Replanificación
Una vez que se ejecutan algunos procesos iniciales de control, es posible observar si lo planeado es consistente con la realidad. En caso de que exista una diferencia muy amplia entre lo deseado y la realidad. Es necesario plantear la posibilidad de diseñar una nueva ruta a tomar para desarrollar el proyecto.
En algunos casos, los cambios provocados por el entorno y las circunstancias, o un cambio en el alcance del proyecto. Hacen que sea necesario replantear, enfrentando cambios importantes, que deben manejarse de manera adecuada para evitar generar desconfianza y confusión entre el equipo de trabajo.
Procesos de planificación en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, el proceso de planificación se compone a su vez de algunas fases o pasos. Los cuales son necesarios seguir para obtener los mejores resultados. Se reconocen cinco pasos principales que son:
- Definir objetivos, reconociendo la razón del proyecto y la forma en que se relaciona con la estrategia y plan de negocios de la compañía.
- Definir alcance y resultados que se esperan, al tiempo que se fijan los plazos, estableciendo los lapsos a cumplir para cada actividad y se asignan responsabilidades.
- Identificar costos y recursos disponibles. En esta fase es importante también identificar los posibles obstáculos y las mejores estrategias para enfrentarlos.
- Elaborar Plan Integral, donde se especifica la metodología y supervisión del proyecto, además de cronogramas, plan de manejo del personal, plan de comunicación y plan de gestión de los stakeholders.
- Supervisar el plan y reconocer los cambios que sean necesarios realizar, de acuerdo a la información que se va generando.
- Evaluar el avance del plan, donde se crea una valoración del grado de ejecución y se realizan historiales de desempeño y experiencias.
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