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    Que es el Project Management

    Consiste en una disciplina por medio del cual se busca la organización, planificación, motivación y administración de los recursos con el fin de lograr los objetivos planteados previos a la ejecución del proyecto. Tomando en cuenta además aquellos aspectos limitantes que pudieran influir en el éxito del mismo tales como: el tiempo, la calidad del proyecto y el presupuesto aprobado para su ejecución y desarrollo.

    Porque un proyecto debe ser entendido además como la meta propuesta por parte de los responsables del mismo para la creación de un producto o servicio. Además los proyectos por tener una duración de tiempo predeterminada, los mismos tienen un comienzo y un final determinado por el responsable del proyecto y/o la empresa que invierte recursos en ella.

    Cabe resaltar además que la determinación del final del proyecto por parte del responsable o inversionista  puede suceder en los siguientes escenarios

    • Cuando se logran alcanzar los objetivos planteados en el proyecto.
    • Cuando no se logran cumplir con los objetivos propuestos.
    • También puede suceder cuando el inversionista del proyecto, que puede ser considerado como el cliente, el patrocinador o responsable manifiestan la necesidad de culminar con el proyecto.

    Además los proyectos en Project Management tiene la cualidad de temporalidad, siendo determinantes el compromiso por parte del mismo del responsable del proyecto y su longevidad. Este último elemento está vinculado a que los resultados que produzca el proyecto son de carácter permanente. Un ejemplo es un proyecto desarrollado y ejecutado con la finalidad de tener un impacto social en la población más vulnerable de un país.

    Es importante señalar que el desarrollo de proyectos tiene la finalidad de generar la producción de un bien o servicio. Además que los proyectos pueden ser clasificados como tangibles e intangibles, siendo el primero relacionado a las etapa de entrega de entregables para verificar la evolución del proyecto en el tiempo determinado y el segundo cuando se vincula a los objetivos del mismo planteados previamente antes de darse el ejecútese al proyecto, los cuales pueden ser verificables para validar su cumplimiento.

    ¿Qué es lo que genera realmente un proyecto?

    Entre los proyectos y sus beneficios que puede generar podemos mencionar los siguientes:

    • La generación de un producto que puede ser a la vez parte para la producción de otro bien, también puede ser resultado de la mejora de unos de los elementos que forman parte del mismo.
    • La creación de un servicio o la mejora de la empresa para desarrollarlo.
    • Una propuesta para mejorar la productividad de una línea de producción  de un bien.
    • Un proyecto puede ser una herramienta para obtener un resultado, ya sea a través de un proyecto de investigación que está generando conocimientos y experiencia en beneficio de la empresa o de la sociedad.
    • Un proyecto puede determinar un cambio en la estructura productiva de una empresa, del personal o de la organización empresarial.
    • Puede también influir en una organización con el desarrollo y/o implementación de programas informáticos.
    • Puede determinar la factibilidad para la construcción de una fábrica, edificio administrativo o infraestructura.

    La importancia del portafolio, programas y proyectos y sus direcciones administrativas en el Project Management.

    Primeramente podemos definir al portafolio como aquellos proyectos, programas o subconjunto de portafolio  los cuales son administrados por responsables del proyecto  con la finaliza de alcanzar los objetivos determinados.

    Un ejemplo de un proyecto de portafolio podemos observar cuando el Estado gestiona la combinación de varios proyectos con la finalidad de buscar el provecho de los recursos. Por ejemplo, cuando el Estado quiere realizar inversiones en infraestructura, es decir: autopistas, puertos, aeropuertos y ferrocarriles entre otros, se pueden agrupar cada uno de ellos en un programa. De esta forma el Estado podrá reunir de una manera más práctica la vinculación de todos estos en un portafolio vinculado a infraestructura.

    En este aspecto, la Dirección de Portafolios puede ayudar con la gestión de este y muchos portafolios con la finalidad de que los objetivos propuestos anteriormente ya sea por el Estado o el sector privado se logren alcanzar.

    Por su parte un programa puede ser definido como el grupo de proyectos  vinculados a subprogramas y programas, cuya administración de los responsables del proyecto busca como objetivo la obtención de beneficios. Para la ejecución de los programas es indispensable  la existencia de la Dirección de Programas. Allí los integrantes del proyecto aplican los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas necesarias para cumplir con los requisitos exigidos por parte del programa y obtener de esta forma beneficios.

    Cabe resaltar que los proyectos pertenecientes a un programa en cuanto a la obtención de resultados, este se encuentra vinculado a un resultado común originado de la participación colectiva de los integrantes del proyecto.

    La Dirección de Programas tiene además la función de gestionar la interrelación de los proyectos y resolver los cuellos de botella que se pudiera presentar cumpliendo con las siguientes funciones.

    • Solucionar las dificultades que se pueden presentar acerca de las restricciones o limitaciones presupuestarias que pueden afectar el desarrollo de varios proyectos.
    • La Dirección de Programa debe buscar la vinculación de los objetivos  y las estrategias de la organización empresarial con los objetivos  y metas planteados previamente en los proyectos y programas elaborados.
    • Busca además la reducción de incidentes recuperando el nivel normal de funcionamiento de un servicio y minimizando en lo posible todo impacto que pueda repercutir negativamente en la empresa, afectando la calidad y disponibilidad del servicio.

    Un ejemplo claro de un programa es el desarrollo de un nuevo sistema de comunicaciones satelital el cual permite conectar comunidades alejadas del país y con difícil accesos para que aproveche los servicios de la telemática y la telemedicina. Todo esto acompañar por proyectos para la instalación de una estación terrestre que sirva de lanzamiento del satélite.

    Por su parte los proyectos tienen como finalidad estar directamente relacionados con los objetivos desarrollados en la planificación estratégica elaborada por la organización empresarial.

    A continuación unos ejemplos en donde la vinculación entre proyectos y planificación estratégica están estrechamente unidos:

    • La propuesta de una empresa perteneciente a la industria automotriz que quiere cambiar su línea de producción de autos de combustión interna dependiente de los combustibles fósiles a una producción vinculada a la fabricación de autos eléctricos.
    • Un proyecto gubernamental que con el apoyo financiero de organismo financieros como el Banco Interamericano de Desarrollo busca desarrollar un plan estratégico vinculados a proyectos a la construcción de embalses para el suministro de agua potable a poblaciones vulnerables que no lo tienen.
    • Una propuesta del sector privado para explotar litio en Chile e industrializarlo para convertirlo en batería para teléfonos inteligentes.

    Cabe resaltar que las organizaciones empresariales administran su plan estratégico en base a su portafolio, siendo un objetivo importante para la Dirección de Portafolios la de obtener la maximización del valor del portafolio con el análisis exhaustivo de sus partes integrantes, estas son: programas, proyectos y trabajos vinculados a ella.

    De esta manera, el plan estratégico de la organización empresarial se convierte en una herramienta indispensable para la realización de la inversión necesaria en los proyectos.

    Es importante señalar que entre si los proyectos junto a los programas y portafolios una especie de feedback a través de la elaboración de informes de estado, experiencias modificaciones que pueden evaluar su impacto  proyectos, programas y portafolios.

    ¿Cómo sacarle provecho al Project Management?

    Una oportunidad que se presenta para todos aquellos profesionales que desean especializarse en el campo del Project Management, es el desarrollo de la Oficina de Dirección de Proyectos, a continuación su importancia:

    La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO conocido por sus siglas en inglés). Consiste en una oficina en donde se realiza la gestión de los procesos de gobierno vinculados a proyectos. Este organismo administrativo permite un mejor aprovechamientos de recursos tales como: metodológicos, herramientas, técnicas y conocimientos. También cumplen el rol de suministrar soporte para la ejecución y desarrollo de uno o más proyectos.

    Existen además en las organizaciones empresariales, diversas Oficinas de Dirección de Proyectos las cuales se diferencian de acuerdo  a su capacidad de control e influencia sobre los proyectos de las organizaciones, a continuación las nombramos:

    • Oficina de Dirección de Proyectos de Apoyo: este tipo de estructura administrativa cumple un rol de carácter consultivo en los proyectos. Suministran además a las empresas capacitación del personal y experiencia adquirida en otros proyectos.
    • Oficina de Dirección de Proyectos de Control: son especializadas en proporcionar soporte y la exigencia de cumplimientos relacionados a la adaptación de metodologías en la Dirección de Proyectos, por medio de la utilización de plantillas, formularios y herramientas entre otros.
    • Oficina de Dirección de Proyectos de Directiva: se caracterizan por ejercer un control estricto de los proyectos, encargándose de ellos con dirección de los mismos.

    Porque una función importante de las Oficina de Dirección de Proyectos es integrar la información obtenido de los proyectos desarrollados por las empresas a través del plan estratégico y realizar una evaluación acerca del cumplimiento de sus objetivos. Porque cabe resaltar que las PMO desarrollan un vínculo importante entre los portafolios, los programas y los proyectos pertenecientes a la organización empresarial.

    Es por esto que puede ser de provecho para los especialistas en este campo. Debido a que los responsables de este tipo de oficinas pueden tener la autoridad como parte integral del proyecto e tomar decisiones importantes durante el desarrollo del proyecto, realizar a los integrantes de las mismas recomendaciones y tomar medidas importantes con la finalidad de alinear los objetivos de la organización con las del proyecto.

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