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¿Qué es la comunicación efectiva en Project Management?

En el área de Project​ Management se requiere del empleo de una comunicación​ efectiva. La cual permitirá una buena relación de trabajo entre las personas que conforman los equipos de un proyecto.

¿Qué es la comunicación efectiva en Project Management? En el área de Project Management se requiere del empleo de una comunicaciónefectiva. La cual permitirá una buena relación de trabajo entre las personas que conforman los equipos de un proyecto. La gestión de la comunicación se encuentra a cargo del director de proyectos. Siendo esta la que asegura la comunicación sea facilitada e ideal entre los interesados e implicados en el trabajo.

Así mismo, se debe establecer un plan de comunicación que promueva un correcto flujo de información, ayude en la integración del equipo. Al mismo tiempo, que provea información a los stakeholders y permita que el director del proyecto. Que además,  tenga conocimiento de todos los aspectos del mismo. 

Dentro del Project Management se promueve la práctica de la comunicación efectiva, pues esta permite que se evadan ciertos riesgos ocasionados por la malinterpretación de la información. Por ende, el funcionamiento deficiente del proyecto. Para esto es necesario transmitir de forma clara y concreta toda la información necesaria en el momento adecuado.

De esta manera, al aplicar una correcta comunicación se pueden esperar respuestas eficientes de parte del equipo. Al tiempo que se obtienen beneficios como el establecimiento de grupos de trabajo con una adecuada relación, un clima saludable de confianza y respeto. 

Componentes de la comunicación efectiva 

Para llevar a cabo una comunicación efectiva dentro del área de Project Management,​ es necesario identificar sus componentes y la forma en que estos se relacionan. Se pueden identificar algunos componentes en la comunicación efectiva, como: 

  • Comunicador,​ el encargado de impartir la información e ideas que vayan surgiendo durante el proyecto. 
  • Codificar y descifrar,​ es la manera de convertir la información a una forma transmisible, capaz de expresar correctamente las ideas y objetivos. 
  • El proceso anterior permite que se genere el siguiente componente: el mensaje​ .​ 
  • Medios de información,​ es el método o medio definido para transferir el mensaje desde el comunicador hasta sus receptores. 
  • Receptor o receptores, los interesados en recibir la información.​  
  • Retro-información,​ es la respuesta generada por el receptor, dirigida hacia el comunicador. 
  • Dentro de los componentes de la comunicación se cuentan también los errores​,​ que son factores que impiden una correcta transmisión de las ideas. Este factor es importante, pues permite que se evalúen y mejoren los demás componentes de la comunicación, para estructurar una comunicación más efectiva. 

Herramientas de comunicación efectiva en Project Management 

Para ejercer una comunicación efectiva se debe contar con distintas herramientas técnicas y emocionales, que permitan que se realice una adecuada asignación y planificación de actividades a los miembros del equipo, así como un eficiente flujo de información entre los involucrados e interesados en el proyecto. 

En el área de Project Management es necesario elegir las herramientas técnicas adecuadas para transmitir la información, según el tipo de proyecto, la compañía y las características de los interesados en recibir dicha información. Entre las herramientas técnicas se encuentran los instrumentos de mensajería, correos electrónicos y diversas opciones comerciales de programas que permiten gestionar distintos aspectos del Project Management, como la comunicación. 

Por otro lado, existen herramientas personales que deben manejar los encargados de impartir la información, entre las que destacan: 

  • Las palabras. Aunque estas conforman un bajo porcentaje del mensaje que desea transmitirse, es importante elegir las palabras adecuadas, que muestren coherencia y consistencia. 
  • Tono de voz. Si el mensaje se transmitirá de manera oral, es muy importante modular un correcto tono de voz, que vaya acorde con la información y su contexto e importancia. 
  • Lenguaje corporal. Esta es la herramienta más importante al momento de ejercer una comunicación efectiva en Project Management, pues influye en el impacto creado al transmitir la información y la manera en que esta será captada. 

Tipos de comunicación en Project Management 

Dentro del Project Management se reconocen algunas derivaciones en la comunicación efectiva​,​ según el emisor, receptor y tipo de mensaje que se desea transmitir. Entre los tipos de comunicación que se derivan podemos encontrar la comunicación interna y comunicación externa, las cuales pueden emplearse de manera formal e informal. 

Comunicación formal interna 

Es la comunicación en la cual, la información se divulga a través de los medios formales establecidos en el plan de comunicaciones. Las cuales se relacionan a un procedimiento particular dentro del proyecto. La comunicación formal se refiere principalmente a la entrega de informes o documentos oficiales. Donde se plasma información relacionada con los objetivos o con aspectos de importancia sobre la ejecución del trabajo. 

Por otro lado, al hacer uso de medios oficiales es posible que la comunicación quede registrada. Lo que permite a su vez que la información pueda ser consultada en cualquier momento. 

Comunicación formal externa 

Esta comunicación efectiva ocurre también a través de canales oficiales, pero se da entre los integrantes del equipo y los interesados en el mismo. Como es el caso de los directores, clientes y stakeholders. Al usar los medios oficiales, el director del proyecto puede dejar constancia de que la información fue debidamente entregada. Independientemente, de que dicha entrega forma parte del plan de trabajo o porque haya sido explícitamente solicitada por alguno de los interesados. 

Comunicación informal 

La comunicación informal es muy común entre los integrantes del equipo de trabajo. La cual es usada principalmente para manejar conflictos y tratar temas relacionados con el desarrollo de actividades. Así como, también de tareas específicas de cada miembro del equipo. A diferencia de la comunicación formal, esta no deja registros. Por lo cual es importante definir qué tipo de información será transmitida a través de la comunicación informal. 

Por otro lado, es necesario establecer si se utilizarán herramientas como mails o chats para transmitir esta forma de comunicación y así dejar claro que a pesar de emplear un medio escrito. Tratándose de igual manera de una comunicación informal. Si deseas obtener más información, solo debes ingresar a un MBA Online con especialidad en Project Management.

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