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Sistemas de control de gestión ¿Cuáles son sus fases?

Los sistemas de control de gestión han ganado una sobresaliente importancia para la administración de grandes empresas en la actualidad y la razón es muy simple, se debe a que las empresas en su deseo de ser más eficaces.

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    ¿Cuáles son las fases de los sistemas de control de gestión?

    Los sistemas de control de gestión han ganado una sobresaliente importancia para la administración de grandes empresas en la actualidad y la razón es muy simple, se debe a que las empresas en su deseo de ser más eficaces recurriendo a las ventajas que aportan los sistemas de organización efectivos, tal como son en su mayoría los sistemas.

    Gracias a los sistemas de control de gestión eficazmente diseñados cualquier empresa puede tener totalmente claro a dónde va y cuál debe ser el camino a seguir para cumplir sus metas y objetivos, además de sacar la mejor utilidad a cada uno de los recursos de los que dispone. Aplicar una herramienta administrativa con tanto alcance como lo es un sistema de control de gestión requiere seguir una serie de períodos o etapas de forma organizada.

    ¿Qué son los sistemas de control de gestión?

    Los sistemas de control de gestión son herramientas administrativas de gran utilidad que sirven para planificar, llevar control, administrar y organizar diferentes trabajos en una organización. 

    Los sistemas de control de gestión son diseñados por un profesional conocido como controller de gestión cuya función principal es diseñar los mismos. Capaces de analizar y administrar de forma adecuada el rendimiento y los riesgos de una empresa.

    Algunos tipos de sistemas de control de gestión más conocidos

    Dependiendo de los objetivos para lo cual son planteados y su repercusión, los sistemas de control de gestión pueden ser de varios tipos. 

    Sistemas de gestión de almacenes

    La gestión de almacenes y sus particularidades logísticas han impuesto la necesidad de la creación de sistemas capaces de optimizar y gestionar esta área presente en muchas empresas. Esta necesidad ha dado origen a la creación de distintos sistemas de gestión de almacenes más especializados basados en las características fundamentales de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).

    Sistemas de gestión Enterprise Resource Planning

    Los sistemas ERP están diseñados principalmente para determinar y relacionar una gran cantidad de procesos empresariales, además de facilitar el canje de información entre ellos. Los sistemas ERP sirven de base general en la gestión de empresas. A pesar de ser uno de los sistemas de gestión más elementales, se trata también de la clase de sistemas de gestión con más alcance.

    Sistema de gestión CRM (Customer Relationship Management)

    Se trata de sistemas creados para dar sostén a la gestión comercial y a la relación con los clientes tanto durante el proceso de venta como en la posventa. Los sistemas CRM cumplen funciones que cumplen también los sistemas ERP, solo que en este caso un sistema CRM está destinado especialmente a la relación con los clientes durante la actividad comercial. Por lo general los sistemas CRM están integrados a un sistema ERP.

    Las fases de los sistemas de control de gestión

    Cuando se pone en camino a un sistema de control de gestión para conocer las condiciones de una empresa, aportar organización, establecer metas, objetivos y evaluar la productividad de esta se debe iniciar reconociendo una serie de etapas que se deben cumplir de manera que el sistema de control de gestión sea eficaz. En general, se pueden identificar cinco fases.

    Fase de planificación 

    Durante esta fase inicial se recomienda establecer una serie de metas y objetivos cuya finalidad será cumplirlos en determinados lapsos de tiempo, los cuales pueden ser a corto, mediano o largo plazo. 

    Durante esta fase también deben establecerse reglas y estrategias para cumplir los objetivos planteados, mientras se decide qué clase de instrumentos se utilizarán. En esta fase también será importante delegar las funciones de quien estará al frente del control de gestión, o lo que es lo mismo, la figura del controller de gestión.

    Segunda fase o fase de reconocimiento de los recursos

    Es una fase esencial debido a que luego de determinar cuáles serán los objetivos que se desean alcanzar llega la hora de reconocer y decidir cuáles y qué tipo de recursos se destinarán con la intención de alcanzar los objetivos propuestos. También es una fase que sirve para determinar responsabilidades más allá de la figura del controller de gestión. Durante esta fase también debe comenzar a evaluarse la situación financiera real de la empresa.

    Fase de la puesta en marcha

    Una vez ideada una estrategia y luego de haber hecho el reconocimiento de los recursos que se utilizarán para alcanzar los objetivos de la empresa será hora de introducir el sistema de gestión. En esta fase es donde se necesitarán con toda seguridad las aptitudes del controller de gestión para liderar y supervisar que todas las obligaciones se lleven a cabo de forma correcta.

    Fase de cuantificación y control

    Ya con el sistema de gestión en marcha, la siguiente fase dará inicio al proceso de valoración de resultados y control. A lo largo de esta fase el controller de gestión necesitará evaluar si los resultados se corresponden con las metas planteadas al inicio. El proceso de control se lleva a cabo con la intención de identificar las posibles desviaciones y sus causas.

    Fase de corrección y modificación

    Es una fase en la cual se revisan desviaciones y si realmente se están consiguiendo los objetivos. También se trata de una etapa en la cual se evalúa si los objetivos iniciales aún se corresponden con las necesidades de la empresa en el momento actual. En caso de necesitar modificaciones, éstas se aplicarán de acuerdo a las mediciones realizadas por el controller de gestión.

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